Workflow - Desmaterialização de processos
O Workflow não é mais do que uma solução que
permite sistematizar de forma consistente os processos ou fluxos de trabalho e informação de uma
empresa, de forma a torná-los simples e transparentes aos vários intervenientes no processo.
Destinadas à automatização dos processos,
administrativos ou de suporte à produção, as infra-estruturas de Workflow permitem suportar todo o
fluxo de trabalho ao longo de uma organização, separando as regras dos processos das aplicações que
gerem os dados operacionais.
Esta abordagem permite, de forma produtiva,
flexível e integrada, modelar, automatizar, integrar e optimizar os processos de negócio da
Organização, envolvendo Clientes, Parceiros e Colaboradores, garantindo substanciais reduções de
custo, uma elevada eficiência operacional e uma melhoria dos níveis de serviço prestados ao
Cliente.
As melhores práticas passam a estar
embutidas e suportadas no sistema de informação, permitindo que os colaboradores se possam focar na
qualidade e rapidez de execução. O Workflow permite que após estabelecidas as melhores práticas do
negócio, os colaboradores não tenham de sistematicamente consultar quais os procedimentos a
executar e qual a informação a comunicar.
O Workflow obtém, processa e encaminha
automaticamente a informação; permitindo eliminar a componente humana sempre que a informação já
existe de forma estruturada.
A Infosistema especializou-se nas vertentes
de Análise e Reengenharia dos Processos, conseguindo a optimização dos mesmos e ganhos elevados de
produtividade nos clientes que adoptam este tipo de solução.
A oportunidade reside neste momento em
aumentar a produtividade de processos de trabalho mais complexos e menos estruturados. É neste
campo que as atenções se viram de forma crescente para sistemas de WORKFLOW ou CRM, para que se
possa alavancar o trabalho realizado por uma equipa.
As empresas actualmente começam a entrar num
novo estado de desenvolvimento depois das necessidades de sistemas de informação terem sido
satisfeitas por sistemas ERP que implementam os processos contabilísticos, facturação e de recursos
humanos. A produtividade que estas ferramentas trouxeram já não são uma vantagem competitiva e
diferenciadora, uma vez que estão largamente disseminadas junto dos próprios concorrentes. Por
outro lado a standardização do software e a busca de redução dos custos de implementação aproximou
ainda mais os processos de trabalho das empresas em cada um dos sectores, diminuindo mais uma vez
os factores diferenciadores.
No contexto de uma crescente abertura das
empresas com os seus parceiros, mas com uma também crescente complexidade e heterogeneidade dos
sistemas dos sistemas desses parceiros, torna-se crucial ter sistemas que possam mapear de forma
sistemática as decisões que hoje em dia são tomadas por colaboradores. A sua empresa ganha
qualidade e velocidade na execução. O e-business começa aqui, numa vertente menos mediática mas com
bastante mais impacto no "bottom-line" das empresas.
O Workflow está presente em tudo o que
envolva obtenção, consolidação, processamento e decisão. Entre as áreas de maior aplicação de
Marketing, Gestão de Projectos, Qualidade e Sistemas de Informação, áreas que apresentam
precisamente uma elevada heterogeneidade de processos, com uma comunicação muito forte em todos os
departamentos da empresa e com um elevado volume de informação.
A aplicação do Workflow é seguramente menos
mediática do que o desenvolvimento de um site Internet B2C mas tem impacto directo na redução dos
custos operacionais das empresas. Talvez por estes custos serem muitas vezes custos escondidos e
disseminados por vários departamentos e ao longo do tempo é que esta área tem sido sistematicamente
preterida face a outros tipos de sistemas.
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