Gestão Documental
Uma vantagem competitiva para a empresa
Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de
documentos em formato electrónico, que permite concentrar toda a informação de natureza documental
trocada com clientes ou cidadãos nos pontos de contacto com a organização, contribui fortemente
para a melhoria do nível de serviço prestado.. As soluções de Gestão Documental potenciam a
colaboração na empresa através da partilha de documentos e implementação de processos de negócio
associados a documentos. Com a integração de soluções de digitalização, fax e email as soluções de
Gestão Documental permitem gerir todos os documentos da sua organização.
A gestão documental electrónica é um processo abrangente que é originado
aquando da recepção de um documento e que implementa os seguintes conceitos:
-
Desmaterialização - Digitalização dos documentos (usualmente os recebidos) em
formato papel. Como resultado a desmaterialização produz documentos electrónicos que são uma
"fotografia" do papel.
-
Indexação -Catalogação e categorização dos documentos electrónicos. Esta fase é em
todo equivalente ao processo de arquivo físico mas retirando os benefícios dos sistemas de
informação.
-
Workflow - Definição do vários estádios pelos os quais um documento passa,
incluindo publicação, aprovação, distribuição e re-encaminhamento ou destruição.
-
Busca - Implementação de um motor de busca potente à semelhança do Google ou
Altavista e capaz de realizar OCRs (Optical Caracter Recognition) nos documentos digitalizados.
As soluções de Gestão Documental permitem às empresas a gestão de toda a
informação não estruturada - documentos - crítica para o seu negócio. Pretende-se com estas
soluções:
-
Capturar, classificar e disponibilizar documentos
-
Gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência
-
Localizar e imediatamente disponibilizar um documento, quando necessário
e em qualquer parte
-
Aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos utilizadores
-
Garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico
-
Garantir a escalabilidade, mantendo níveis de fiabilidade e performance
adequados
A Infosistema oferece uma solução de elevado retorno, de reduzido tempo
de implementação e custo, permitindo que o seu investimento tenha retorno imediato, factor crítico
na actual panorama económico.
A grande maioria das empresas já dispõe de computadores pessoais para os
seus colaboradores. As ferramentas "Office" de produtividade elevaram substancialmente a
produtividade dos seus colaboradores. No entanto, os colaboradores das empresas ainda trabalham com
um número elevado de documentos em papel, obrigando a uma duplicidade e não uniformização de
processos, limitando os ganhos de produtividade e dificultando a implementação de normas de
qualidade.
-
Redução de Custo - a redução de custo advém redução do custo de cópias, aumento de
produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo.
-
Gestão de Informação Integrada - consolidação transparente dos documentos
electrónicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel. A Infosistema
poderá integrar numa só o seu Portal Intranet, Workflow e Gestão Documental, se for esse o
interesse da organização.
-
Uniformização de Processos - os processos documentais de reencaminhamento,
aprovação, arquivo, etc. passaram a poder ser consolidados segundo o mesmo procedimento, mantendo o
histórico de versões dos documentos .
-
Digitalização - integração directa com os fabricantes líderes em equipamentos de
digitalização de documentos.
-
Descentralização - O controlo, publicação, processamento e arquivo dos documentos
deve ser realizado pelas áreas funcionais a que respeita o documento. A gestão documental permite
isso. Não saia do seu lugar - Digitalize os seus documentos e tenha sempre disponíveis os
documentos/processos arquivados algures nas instalações.
-
Facilidade na Busca de Informação - Motor de pesquisa rápido e simples de
utilizar. Encontrar a informação nos seus documentos passou a ser tão simples quanto encontrar
informação na Internet.
-
Backup - Possibilidade de recuperar a informação em caso de incêndio ou inundação
do seu arquivo físico.
-
Segurança - As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos
e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.
A Gestão Documental quer seja electrónica quer seja em arquivo de papel
está presente em todas as empresas. Como tal a introdução da Gestão Documental é tão indispensável
com a implementação de um ERP.
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de
áreas funcionais:
-
Administrativa e Financeira - expediente geral e documentos
financeiros
-
Qualidade - normas, procedimentos, auditorias e fichas de não -
conformidade
-
Produção - desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produção
-
Jurídica - contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos
-
Serviços a Cliente - informações, apoio técnico e documentos de
Cliente
-
Marketing - estudos de mercado, brochuras e especificações de
produtos
-
Desenvolvimento - memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento
-
Recursos Humanos - contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento
Serviços Disponíveis
-
Consultoria, Análise e Reengenharia de Processos
-
Desmaterialização de Processos
-
Desenho de Interface e Integração entre Sistemas
-
Parametrização de segurança e perfis de acesso
-
Instalação e Manutenção de Software
-
Formação de utilizadores finais
