WorkFlow e BPM (Business Process Management) – Desmaterialização de processos

O que é o WorkFlow

O Workflow não é mais do que uma solução que permite sistematizar de forma consistente os processos ou fluxos de trabalho e informação de uma empresa, de forma a torná-los simples e transparentes aos vários intervenientes no processo.

Destinadas à automatização dos processos, administrativos ou de suporte à produção, as infra-estruturas de Workflow permitem suportar todo o fluxo de trabalho ao longo de uma organização, separando as regras dos processos das aplicações que gerem os dados operacionais.

Esta abordagem permite, de forma produtiva, flexível e integrada, modelar, automatizar, integrar e optimizar os processos de negócio da Organização, envolvendo Clientes, Parceiros e Colaboradores, garantindo substanciais reduções de custo, uma elevada eficiência operacional e uma melhoria dos níveis de serviço prestados ao Cliente.

As melhores práticas passam a estar embutidas e suportadas no sistema de informação, permitindo que os colaboradores se possam focar na qualidade e rapidez de execução. O Workflow permite que após estabelecidas as melhores práticas do negócio, os colaboradores não tenham de sistematicamente consultar quais os procedimentos a executar e qual a informação a comunicar.

O Workflow obtém, processa e encaminha automaticamente a informação; permitindo eliminar a componente humana sempre que a informação já existe de forma estruturada.

A Infosistema especializou-se nas vertentes de Análise e Reengenharia dos Processos, conseguindo a optimização dos mesmos e ganhos elevados de produtividade nos clientes que adoptam este tipo de solução.

Benefícios

A oportunidade reside neste momento em aumentar a produtividade de processos de trabalho mais complexos e menos estruturados. É neste campo que as atenções se viram de forma crescente para sistemas de WORKFLOW ou CRM, para que se possa alavancar o trabalho realizado por uma equipa.

As empresas actualmente começam a entrar num novo estado de desenvolvimento depois das necessidades de sistemas de informação terem sido satisfeitas por sistemas ERP que implementam os processos contabilísticos, facturação e de recursos humanos. A produtividade que estas ferramentas trouxeram já não são uma vantagem competitiva e diferenciadora, uma vez que estão largamente disseminadas junto dos próprios concorrentes. Por outro lado a standardização do software e a busca de redução dos custos de implementação aproximou ainda mais os processos de trabalho das empresas em cada um dos sectores, diminuindo mais uma vez os factores diferenciadores.

No contexto de uma crescente abertura das empresas com os seus parceiros, mas com uma também crescente complexidade e heterogeneidade dos sistemas dos sistemas desses parceiros, torna-se crucial ter sistemas que possam mapear de forma sistemática as decisões que hoje em dia são tomadas por colaboradores. A sua empresa ganha qualidade e velocidade na execução. O e-business começa aqui, numa vertente menos mediática mas com bastante mais impacto no “bottom-line” das empresas.

Casos de Aplicação

O Workflow está presente em tudo o que envolva obtenção, consolidação, processamento e decisão. Entre as áreas de maior aplicação de Marketing, Gestão de Projectos, Qualidade e Sistemas de Informação, áreas que apresentam precisamente uma elevada heterogeneidade de processos, com uma comunicação muito forte em todos os departamentos da empresa e com um elevado volume de informação.

Um ROI escondido

A aplicação do Workflow é seguramente menos mediática do que o desenvolvimento de um site Internet B2C mas tem impacto directo na redução dos custos operacionais das empresas. Talvez por estes custos serem muitas vezes custos escondidos e disseminados por vários departamentos e ao longo do tempo é que esta área tem sido sistematicamente preterida face a outros tipos de sistemas.

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