O que são?

São um único Ponto de acesso, diferentes fontes de conteúdo. Os Portais Corporativos são aplicações que se executam na Internet, Intranet ou Extranet, por forma a permitir às organizações um ponto único de acesso a diferentes fontes de conteúdo, interno ou externo, personalizado de acordo com necessidades individuais, onde podemos contextualizar informação ou dados de negócio.

As actuais tecnologias da geração Web 2.0 permitem agora um significativo aumento de productividade nos processos internos e externos, agilizando as trocas de informação entre pessoas e sistemas. Adicionalmente temos os novos dispositivos móveis que nos levam a tratar o tema da ubiquidade de forma a garantir um pleno funcionamento e utilização dos sistemas em qualquer dispositivo físico, em qualquer lugar. As Redes Sociais são ainda um novo e importante agente de comunicação com as pessoas e empresas, desde as campanhas de Marketing ao Serviço pòs venda, pelo que devem ser estes canais devidamente tratados em termos de presença e comunicação.

O panorama cada vez mais competitivo da economia actual exige às empresas a utilização criteriosa de toda a informação ao seu dispor. Isto significa que através de um ponto único, todos os colaboradores ou clientes de uma organização têm acesso a todo o manancial de informação, estruturada ou não-estruturada, dispersa ou residente em bases de dados, mas acima de tudo, colocada em contexto.

Os portais empresariais permitem melhorar substancialmente a produtividade e a qualidade do trabalho realizado. As plataformas de Portais recentemente disponibilizadas permitem uma gestão documental totalmente integrada com as ferramentas Office, com possibilidades de workflow e sistemas de partilha de informação e de trabalho colaborativo.

Com o aumento de aplicações empresariais de suporte ao negócio tais como ERP (SAP, Baan, JDEdwards e Primavera) , CRM (Siebel, SAP, Goldmine) , SCM (I2) aumenta também a dificuldade em obter a informação consolidada. O portal permite obter e publicar num único interface os indicadores mais importantes para si sob a forma de Painéis de Bordo.

Benefícios

As empresas podem retirar benefícios da redução de custos e ganhos operacionais imediatos com a implementação da solução de Portal Colaborativo através da Infosistema.

Cada vez mais os processos de negócio estão sistematizados numa organização englobando processos de busca de informação, criação de documentos, comunicação e brain-storming e Workflow (sistema de gestão e controlo de fluxo de processos baseado suportado em sistemas de informação). O portal permite integrar o Workflow de forma a que os processos de negócio estejam directamente integrados com os seus documentos Office usuais e numa interface Web única para toda a organização. Desta forma cada empregado tem uma visão clara sobre que processos a sua intervenção é necessária, e por outro lado dispõe da informação relevante para o seu trabalho. Outros benefícios:

• Facilidade de acesso – O Portal permite um acesso à informação da empresa sem precedentes aumentando a rapidez na obtenção da informação e partilha. Os colaboradores da sua empresa passam a dispor de uma ferramenta que lhes permita partilhar o seu trabalho com os outros mantendo o mesmo processo de trabalho que têm hoje, sem a necessidade de apreenderem outras ferramentas de trabalho ou executarem as actuais tarefas de forma diferente.
• Maior produtividade – As organizações podem melhorar a eficiência através de tomadas de decisão com mais informação e melhor satisfação dos colaboradores. As tecnologias dos Portais que permitem melhorar a eficiência incluem motores de busca de informação na empresa, integração dos processos de negócio, integração com as ferramentas Office, e sistemas de self-service para uma rápida colaboração nos projectos.
• Melhor gestão do conhecimento – Processos de colaboração definidos, rápida procura de informação, e integração dinâmica de informação torna muito mais fácil para os colaboradores aceder, distribuir, e partilhar informação em tempo real. As tecnologias existentes nos Portais torna isto possível através de tecnologias de categorização de documentos, definição de perfis, procura de informação na empresa toda e capacidades de divulgação, e capacidades de gestão que permite aos colaboradores serem notificados automaticamente quando alguns itens são actualizados.
• Melhores processos de negócios – Os portais ajudam as organizações a melhorar os seus processos de negócio através de ferramentas de colaboração com parceiros e clientes, integração transparente de processos de negócio, e rápido acesso a informação dinâmica de negócio. Isto é possível usando tecnologias acesso à Web através de standards de indústria, acesso integrado a aplicações, e definição de processos de aprovação de documentos.
• Maior ROI nas TIs – Através de melhor gestão, fiabilidade, segurança, e treino, as organizações podem aumentar os resultados dos seus investimentos em Tis. Os Portais suportam isto através de interfaces Web, e uma significativa redução nos custos e tempo de implementação e treino.

Investimento e ROI

O investimento no Portal varia consoante a dimensão da sua empresa, volume da informação e número de processos a serem implementados e grau de profundidade da implementação.

O processo de implementação típico de uma intranet para uma empresa portuguesa, incluindo o hardware necessário, estará entre os 25,000€ e os 125,000€. O retorno do investimento será realizado tipicamente nos primeiros 12 meses de utilização.

Numa conjuntura económica desfavorável, os ganhos de produtividade e qualidade têm especial relevo, permitindo à sua organização ser mais ágil e recorrer à tecnologia de forma a reduzir custos e a tornar a sua organização mais competitiva.

A sua organização pode retirar já benefícios de uma primeira implementação de um Portal, sem comprometer a sua expansão futuro, mas retirando desde logo enormes benefícios.

Pesquisas recorrentes ou “Usabilidade”

A análise da usabilidade é um passo importante na construção dos portais. A usabilidade consiste no desenho e análise dos portais de forma a ajudar os utilizadores a concretizarem os seus objectivos, disponibilizando para o efeito um conjunto de acções e sequência de tarefas de forma a minimizar o stress do utilizador e maximizar a eficiência do mesmo.

Os benefícios de se ter desenhado um Portal de bases com técnicas de usabilidade são:

• Aumenta o número de transacções completadas com sucesso. Aumenta o sucesso da partilha de informação.
• Aumenta a satisfação do utilizador, diminuindo a probabilidade deste consultar alternativas off-line. Aumenta a produtividade da empresa
• Diminui os custos de apoio ao cliente e de formação
• Diminui os custos de desenvolvimento ao eliminar alterações profundas ao modelo interactivo de base