Uma vantagem competitiva para a empresa!

Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico, que permite concentrar toda a informação de natureza documental trocada com clientes ou cidadãos nos pontos de contacto com a organização, contribui fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado.. As soluções de Gestão Documental potenciam a colaboração na empresa através da partilha de documentos e implementação de processos de negócio associados a documentos. Com a integração de soluções de digitalização, fax e email as soluções de Gestão Documental permitem gerir todos os documentos da sua organização.

A gestão documental electrónica é um processo abrangente que é originado aquando da recepção de um documento e que implementa os seguintes conceitos:

• Desmaterialização – Digitalização dos documentos (usualmente os recebidos) em formato papel. Como resultado a desmaterialização produz documentos electrónicos que são uma “fotografia” do papel.
• Indexação -Catalogação e categorização dos documentos electrónicos. Esta fase é em todo equivalente ao processo de arquivo físico mas retirando os benefícios dos sistemas de informação.
• Workflow – Definição do vários estádios pelos os quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e re-encaminhamento ou destruição.
• Busca – Implementação de um motor de busca potente à semelhança do Google ou Altavista e capaz de realizar OCRs (Optical Caracter Recognition) nos documentos digitalizados.

As soluções de Gestão Documental permitem às empresas a gestão de toda a informação não estruturada – documentos – crítica para o seu negócio. Pretende-se com estas soluções:

• Capturar, classificar e disponibilizar documentos
• Gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência
• Localizar e imediatamente disponibilizar um documento, quando necessário e em qualquer parte
• Aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos utilizadores
• Garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico
• Garantir a escalabilidade, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados

As Nossas Soluções

A Infosistema oferece uma solução de elevado retorno, de reduzido tempo de implementação e custo, permitindo que o seu investimento tenha retorno imediato, factor crítico na actual panorama económico.

A grande maioria das empresas já dispõe de computadores pessoais para os seus colaboradores. As ferramentas “Office” de produtividade elevaram substancialmente a produtividade dos seus colaboradores. No entanto, os colaboradores das empresas ainda trabalham com um número elevado de documentos em papel, obrigando a uma duplicidade e não uniformização de processos, limitando os ganhos de produtividade e dificultando a implementação de normas de qualidade.

Outros Benefícios

• Redução de Custo – a redução de custo advém redução do custo de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo.
• Gestão de Informação Integrada – consolidação transparente dos documentos electrónicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel. A Infosistema poderá integrar numa só o seu Portal Intranet, Workflow e Gestão Documental, se for esse o interesse da organização.
• Uniformização de Processos – os processos documentais de reencaminhamento, aprovação, arquivo, etc. passaram a poder ser consolidados segundo o mesmo procedimento, mantendo o histórico de versões dos documentos .
• Digitalização – integração directa com os fabricantes líderes em equipamentos de digitalização de documentos.
• Descentralização – O controlo, publicação, processamento e arquivo dos documentos deve ser realizado pelas áreas funcionais a que respeita o documento. A gestão documental permite isso. Não saia do seu lugar – Digitalize os seus documentos e tenha sempre disponíveis os documentos/processos arquivados algures nas instalações.
• Facilidade na Busca de Informação – Motor de pesquisa rápido e simples de utilizar. Encontrar a informação nos seus documentos passou a ser tão simples quanto encontrar informação na Internet.
• Backup – Possibilidade de recuperar a informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.
• Segurança – As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

Casos de Aplicação

A Gestão Documental quer seja electrónica quer seja em arquivo de papel está presente em todas as empresas. Como tal a introdução da Gestão Documental é tão indispensável com a implementação de um ERP.

As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

• Administrativa e Financeira – expediente geral e documentos financeiros
• Qualidade – normas, procedimentos, auditorias e fichas de não – conformidade
• Produção – desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção
• Jurídica – contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos
• Serviços a Cliente – informações, apoio técnico e documentos de Cliente
• Marketing – estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos
• Desenvolvimento – memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento
• Recursos Humanos – contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento

Serviços Disponíveis

• Consultoria, Análise e Reengenharia de Processos
• Desmaterialização de Processos
• Desenho de Interface e Integração entre Sistemas
• Parametrização de segurança e perfis de acesso
• Instalação e Manutenção de Software
• Formação de utilizadores finais

 

Contacte-nos pelo telefone: (+351) 21 413 98 60, ou pelo formulário: http://www.infosistema.com/formulario/